Apa itu Manajemen pergudangan? Secara sederhana, Werehouse Management/ Manajemen Gudang adalah upaya keseluruhan dari kegiatan memantau, mengelola, mengontrol dan memandu keluar-masuknya barang, baik barang mentah, setengah jadi dari pemasok, sparepart, stok produk yang akan segera dikirim hingga persediaan apapun oleh perusahaan produksi, untuk tetap menjaga kualitas dan mengupayakan agar distribusi logistik tetap terjaga dengan baik.
Baca : Pengertian Manajemen
Pengertian, Kegiatan, Manfaat, Strategi Perencanaan dan Alasan Pentingnya Manajemen Gudang pada Perusahaan Produksi.
 |
| Manajemen Pergudangan | Rapikan.com |
Manajemen Gudang pasti dimiliki dan ada pada setiap perusahaan produksi. Jelasnya, Gudang akan berfungsi sebagai tempat penyimpanan barang sementara, baik input (bahan mentah / setengah jadi) maupun Output (Barang yang siap didistribusikan / dikirim ke Pelanggan). Tujuannya ialah menjaga keaslian dan kualitas bahan masuk dan produk yang siap dikirimkan tersebut.
Pengertian Manajemen Pergudangan menurut Ahli
Menurut Lambert (2001): adalah bagian dari sistem logistik perusahaan yang menyimpan produk – produk pada dan antara titik sumber dan titik konsumsi serta menyediakan informasi kepada manajemen mengenai status, kondisi dan disposisi dari item yang disimpan.
Baca juga : Pengertian POAC Manajemen
Dari definisi manajemen gudang diatas, secara sederhana bisa disimpulkan bahwa Werehouse Management adalah bagian manajemen perusahaan yang bertugas mengontrol, mendata, mengelola serta mengendalikan tempat penyimpanan sementara dari produk-produk yang telah diproduksi, maupun bahan baku yang diterima.
Kegiatan Manajemen Gudang
 |
| Kinerja Manajemen Gudang |
Kegiatan / Aktivitas yang dilakukan Manajemen Gudang secara umum adalah Receiving, PutAway, Storage, Order Picking, Shipping dan Distribution. Berikut penjelasannya :
- Receiving (Menerima)
Kegiatan atau tugas yang dilakukan antara lain menerima barang yang masuk sesuai dengan aturan manajemen perusahaan, memastikan kualitas dan kuantitas barang sesuai dengan pesanan, serta menempatkan material sesuai dengan posisi yang seharusnya.
- PutAway (Penempatan)
Putaway adalah kegiatan dalam mengkualifikasikan barang, bahan dan produk yang dibeli dari luar serta menempatkannya sesuai dengan posisi material seharusnya dan sepantasnya.
- Storage (Penyimpanan Sementara)
Storage artinya Penyimpanan sementara. Dimana berfungsi sebagai tempat peletakan bahan mentah / prosuk siap lepas sebelum akhirnya dipindahkan kembali ke proses berikutnya, atau dikirim langsung ke pelanggan yang telah memesan.
- Order Picking (Pemindahan)
Artinya adalah kegiatan memindahkan material yang ada di gudang untuk memasuki proses selanjutnya. Bentuk praktek ini adalah perwujudan dari layanan manajemen pergudangan kepada pemesan atau pelanggan.
Baca juga : Pengertian Wirausaha
- Shipping (Pemeriksaan)
Shipping merupakan kegiatan dalam memeriksa segala hal yang ada pada barang, juga menyesuaikan keadaan dengan permintaan. Kesempurnaan yang terkandung pada barang ditentukan oleh tahap ini.
- Distribution (Penyaluran)
Yaitu proses terakhir dari kegiatan dasar pergudangan. Artinya barang yang diproduksi siap untuk dimirim dan didistribusikan secara luas, baik ke pasar maupun pemesan.
Manfaat Manajemen Pergudangan
 |
| Fungsi Manajemen Gudang |
Fungsi manajemen umumnya ada 4, yaitu Perencanaan, Pengorganisasian, Pelaksanaan dan Pengendalian. Dalam dunia Werehouse Management, empat fungsi diatas juga harus diterapkan. Berikut adakah Manfaat Pergudangan dalam sebuah perusahaan :
- Menjaga Kualitas dan Kuantitas Logistik dan Peralatan. Dengan keberadaan manajemen pergudangan yang berjalan efektif, maka fungsinya akan berdampak jelas pada kualitas dan jumlah isi gudang yang benar-benar dikontrol dengan baik.
- Menjaga keamanan dan keberadaan barang. Kualitas adalah segalanya, jika bahan baku / setengah jadi mengalami kerusakan, tentu produk yang dihasilkan juga tidak akan optimal. Oleh karena itu, pihak gudang bertugas menjaga serta mengamankan keadaan barang yang masuk.
- Peningkatan Pelayanan Distribusi. Manfaat manajemen gudang selanjutnya adalah memaksimalkan pelayanan dalam segala proses pengiriman barang / produk kepada pemesan, sekaligus memastikan pengantaran barang sampai ke tujuan dengan selamat.
- Mengeluarkan informasi yang lengkap. Mulai dari informasi bahan baku / pembelian yang masuk lainnya hingga input produk yang siap di lepas. Laporan inilah yang akan membantu manajemen keuangan dan prosuksi dalam memaksimalkan lalu lintas material.
- Ketertiban Administrasi. Kenyamanan dalam melakukan administrasi pembelian dan penjualan adalah fungsi lainnya dari manajemen gudang. Dengan begitu, akan mampu meminimalisir kemungkinan terjadinya penyelewengan dan penyimpangan penerimaan maupun pembayaran pada proses transaksi.
Baca Juga : Pengertian UKM
Seberapa Pentingkah Manajemen Pergudangan?
Ibatat Jalan Raya dengan lalu lintas yang ramai, Gudang adalah Persimpangan 4 jalur, dan Lampu Lalu Lintas adalah Manajemennya. Prinsip dan Strategi Manajemen Pergudangan Modern tidak bisa disepelekan lagi. Berikut adalah beberapa alasan mengapa Werehouse Management sangat penting bagi sebuah Perusahaan Produksi :
- Transportation-Pruduction Cost Reduction (Pengurangan Biaya Transportasi dan Produksi)
Salah satu fungsi penting pergudangan adalah pengendalian dan pengurangan biaya transportasi juga produksi. Namun entah mengapa, gudang selalu dikaitkan dengan proses persediaan barang menimbulkan tambahan biaya tersendiri bagi barang yang didistribusikan, padahal kenyataannya berbalik.
- Coordination of supply and demand (Koordinasi antara Permintaan dan Penawaran)
Alasan selanjutnya adalah gudang dinobatkan sebagai unsur koordinasi antara penawaran (supply) dan permintaan (demand). Pada dasarnya, Jumlah permintaan tidak selalu dapat diproyeksi secara akurat, sedangkan proses produksi harus dilakukan untuk menghasilkan suatu jumlah target output pada periode tertentu.
- Production Considerations (Pertimbangan Produksi)
Proses produksi untuk barang-barang dengan klasifikasi dan ciri-ciri tertentu, butuh sebuah gudang untuk menekan biaya produksi maupun melengkapi proses akhir produksi barang tersebut.
- Marketing Considerations (Pertimbangan Pemasaran)
Barang dengan jenis, pengelompokan dan punya ciri-ciri tertentu dituntut untuk harus selalu siap tersedia dipasar, agar pasokan barang tersebut tetap ada dan terus ditingkatkan sesuaikan dengan permintaan pasar.
Baca Juga : Pengertian Marketing Plan (Rencana Pemasaran)
Cara Membuat Perencanaan Gudang yang Baik dan Benar
 |
| Penyusunan Perencanaan Gudang |bjtlogistic.com |
Sekali lagi saya katakan, pergudangan yang optimal dapat meningkatkan kemajuan dan kepercayaan para pelanggan pada perusahaan produksi manapun. Untuk menyempurnakannya, perlu kiranya mengetahui beberapa strategi perencanaan manajemen pergudangan agar berjalan dengan baik dan benar. Strategi Perencanaan tersebut adalah :
1. Define Objectives
Menentukan terlebih dahulu tata letak pergudangan agar sesuai dengan strategi keseluruhan. Spesifiknya, yaitu memaksimalkan ruang pergudangan, memberikan fleksibilitas penuh dan meningkatkan efisiensi pergudangan tanpa menambah sumber daya apapun.
2. Collect Information
Pengertian Collect Information Yaitu menyimpulkan segala informasi terkait bentuk / isi bangunan gudang yang akan dibuat, mulai dari ukuran ruangan, pintu dan tinggi rak ruangan. Intinya merencanakan arsitektur sesuai dengan fungsinya masing-masing.
3. Analysis
Artinya menganalisis segala kesimpulan dari 2 poin diatas. Tujuannya untuk mengambil keputusan manajemen pergudangan jika seandainya strategi tidak berjalan baik sewaktu-waktu, atau memerlukan perubahan yang substansial.
4. Create Plan
Tiap-tiap bidang harus ditinjau ulang dan dialokasikan sumber daya yang sesuai, sebagai alokasi perkiraan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas.
Baca : Pengertian Manajemen Keuangan
Rencana tersebut harus menunjukkan kapan suatu tugas diwajibkan untuk memulai dan menyelesaikan berdasarkan ketersediaan sumber daya yang ada tadi, baik kontraktor dalam maupun luar, atau jika tergantung pada tugas yang lain.
5. Implementation
Mungkin saja perencanaan pembuatan gudang tidak berjalan sesuai target. Hal ini disebabkan oleh beberapa faktor, antara lain kurangnya sumber daya, batasan kontraktor dan waktu yang tidak realistis dengan planning awal.
Baca Juga : Pengertian Biaya dan Jenis-jenisnya
Untuk memastikan perencanaan tata ruang gudang berjalan baik, perlu perencanaan waktu yang sistematis, sehingga peluang terjadinya pergerakan atau perubahan material sangat kecil.
6. Post Implementation
Terakhir adalah pemantauan ulang atau pemeriksaan kesiapan werehouse management, untuk memastikan apakah proses akhir sama persis dengan perencanaan yang disusun dari awal.
Baca juga : Pengertian Pasar dan Klarifikasinya
Demikianlah, ulasan mengenai Pengertian Manajemen Pergudangan, Kegiatan, Manfaat, Kepentingan dan Cara menyusun Perencanaan Gudang pada perusahaan Produksi. Semoga bermanfaat dan Terima Kasih.
